A l’ère du numérique, le management à distance est devenu de plus en plus sollicité grâce aux nouvelles technologies. En effet, les entreprises ont davantage recours au recrutement de freelances pour des missions spécifiques. C’est pourquoi, la plupart des dirigeants ont revu aujourd’hui leur manière de gérer leurs employés. Alors comment s’y prendre pour gérer ses employés à distance ?
Choisir les bonnes personnes
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, tout le monde n’est pas fait pour le télétravail. En effet, si certaines personnes sont plus performantes lorsqu’elles travaillent seules, d’autres ont besoin d’interagir directement avec leur collaborateur.
En effet, pour ces derniers, le fait de ne pas échanger avec leurs collègues peut être pesant à la longue. Ainsi, lorsque vous formez une équipe pour un travail à distance, veillez à choisir les bons profils. Chaque employé doit être conscient de la solitude à laquelle ils vont faire face au quotidien. Bien sûr, certains employés vont plutôt apprécier cette situation.
Fournir du bon matériel de travail
Pour que vos employés puissent travailler efficacement à distance, vous devez leur fournir du bon matériel de travail. Cela permet de réaliser parfaitement leurs tâches à domicile (ordinateur, bureau de travail, accessoire électronique, etc.).
Par contre, si vous ne pouvez pas leur procurer ces équipements, vous pouvez aussi penser à leur payer une allocation pour couvrir les coûts liés aux achats des matériels. Sinon, vous pouvez aussi opter pour un service de prêt de matériel.
Pour que vos employés puissent bien travailler, voici donc quelques recommandations d’outils pour travailler à distance :
- Chaise de bureau
- Imprimante scanner
- Papeterie
- Ordinateur portable avec accès au réseau informatique et à l’intranet de l’entreprise
- Équipement électronique (logiciel, écran, clavier, souris, webcam…).
Mettre en place des conditions et une politique de travail à distance
Pour mieux atteindre vos objectifs et éviter les soucis de collaboration, vous devez établir les termes et conditions de travail à distance pour l’entreprise. Il est même conseillé de l’ajouter dans une politique. Vous devez faire en sorte que chacun de vos employés signe cette politique.
Celle-ci pourrait ainsi servir de guide des bonnes pratiques. C’est aussi un bon moyen pour l’entreprise d’évaluer la performance et le travail de ses salariés. Néanmoins, vous devez mettre en place une séance d’information pour revoir toutes les conditions. Ainsi, vous pouvez vous assurer que chaque membre de l’équipe ait reçu les mêmes consignes.
Voici quelques exemples de conditions que vous pouvez envisager :
- Nombre de jours de travail par semaine
- Horaire de travail
- Jours et heures des réunions hebdomadaires
- Allocations et ressources mises à disposition
- Outils de collaboration à utiliser
- Système de résolution de problèmes à respecter
- Liste des services de soutien
Fixer des objectifs et des KPI
Qu’il s’agisse de travail à distance ou en présentiel, définir les objectifs est une étape incontournable pour toutes les équipes. En effet, pour une efficacité optimale, tous les employés doivent avoir une vision claire de ce que l’on attend d’eux.
En tant que manager, vous devez fixer des objectifs précis, qu’ils soient individuels ou collectifs. Vous pouvez par exemple vous servir de la méthode SMART (Spécifiques – Mesurables – Atteignables – Réalistes – Temporel). Tous les membres de l’équipe auront alors la même vision sur le projet.
Vous devez aussi déterminer des KPI (Key Performance Indicator ou indicateurs clés de performance). Cela va vous permettre de savoir si les objectifs que vous vous êtes fixés ont été atteints. C’est également un bon moyen d’analyser les performances de l’équipe et de motiver vos employés.
Bien organiser le travail à distance
Le télétravail est une méthode de travail assez différente de ce qui a été vu pendant des années. Même si votre salarié dispose d’un réseau informatique et de l’intranet de l’entreprise, l’organisation du télétravail nécessite quelques bouleversements. Cependant, cette organisation peut être facilitée grâce à l’utilisation des nouveaux outils et des logiciels.
Ces outils vous donnent notamment la possibilité de :
- Attribuer des projets,
- Partager des documents et des fichiers,
- Faire le suivi de l’avancée du travail,
- Mettre en place des notifications de dates importantes, etc.
L’avantage avec les avancées technologiques, c’est que ces tâches se font en temps réel et de manière synchronisée. Néanmoins, vous devez faire attention aux choix de l’outil que vous allez utiliser. En effet, vous devez choisir non seulement un outil efficace mais aussi sécurisé. D’ailleurs, vous devez envisager d’adopter une politique de sécurité des communications pour le travail à distance.
Voici quelques catégories d’outils qui peuvent vous permettre de mieux organiser le travail à distance :
- Gestion de projets : cet outil vous facilite la planification et le suivi du travail des employés en temps réel (budget, heures de travail, calendrier de réunion, échéanciers, etc.).
- Communication et vidéoconférence : ces outils vous donnent la possibilité de communiquer et d’organiser vos réunions à distance.
- Collaboration : ce type d’outil permet de mieux échanger avec vos employés. Il permet aussi d’alléger les boîtes courriel par le biais des plateformes de chat ou encore les listes de suivis.
- Transfert de fichier : ces outils peuvent apporter de nombreux avantages aux entreprises qui n’ont pas de réseau informatique ou d’intranet. Vous pouvez y envoyer des fichiers volumineux en les compressant ou en les stockant en ligne.
Il est toutefois important de former vos salariés à l’usage de ces outils de travail. Cela permet d’assurer une bonne transition et surtout de garantir une efficacité optimale. Si vous ne disposez pas de professionnels pouvant donner des formations, vous pouvez vous servir de logiciels de formations ou de tutoriels.
Favoriser la communication et l’esprit d’équipe
Le travail à distance est un système de travail qui permet de jouir de plusieurs avantages. Cependant, le principal inconvénient de ce système est la solitude. Il faut savoir que pour certaines personnes, l’interaction sociale et la collaboration avec les collègues sont des sources de motivation pour travailler. D’où l’importance de toujours mettre en avant l’esprit d’équipe et de favoriser les échanges.
Pour cela, vous devez alors :
- Communiquer régulièrement de manière individuelle et en groupe : des réunions hebdomadaires individuelles et au moins 2 réunions en groupe par semaine.
- Échanger sur des thèmes plus plaisants : vous pouvez recréer les échanges entre les collaborateurs lorsqu’ils sont au bureau à l’heure du déjeuner. Vous pouvez par exemple organiser des réunions virtuelles aux heures de déjeuner et parler d’un thème plus agréable (comme l’organisation d’un anniversaire).
Toujours être un bon chef à distance
Ne vous en faites pas, vos capacités de dirigeant restent les mêmes, que vous soyez au bureau ou au télétravail. Cependant, dans le travail à distance, vous devez être plus flexible et vous adapter davantage au travail en ligne pour montrer le leadership nécessaire à votre équipe. Pour cela, vous devez :
- Etre toujours disponible : que ce soit par courriel ou par téléphone, vous devez être disponible pour vos employés lors des heures de travail. De plus, vous devez montrer de la proximité avec chacun pour affirmer votre soutien.
- Les encourager : lorsque vous motivez vos employés, vous leur donnez un sentiment de confiance et d’appartenance. Donnez-leur plus de responsabilité pour qu’ils puissent devenir plus autonomes.
- Mettre en avant leur effort : la sensation de solitude dans le télétravail entraîne généralement un manque de reconnaissance. En effet, les employés ont l’impression que leurs efforts ne sont pas reconnus. Vous devez alors mettre un point d’honneur à reconnaître l’investissement de chacun dans son travail.
Etablir une relation de confiance
Le travail à distance ne peut fonctionner que s’il y a une relation de confiance entre les collaborateurs. Pour un dirigeant d’entreprise, le plus difficile dans le télétravail, c’est de ne pas savoir tout ce que fait le salarié, contrairement au bureau où il a un visuel sur l’employé.
Vous devez alors lui accorder une certaine confiance. D’ailleurs, vous devez savoir qu’un niveau de contrôle trop important peut être considéré comme de la surveillance de la part de l’employé. Bien évidemment, cela peut avoir une influence négative sur les relations de travail. Il est donc important de se focaliser principalement sur l’avancée et le résultat de chacun dans le cas d’un travail à distance.
Organiser un créneau commun pour les équipes internationales
Si vous devez gérer une équipe qui travaille à l’international et à des fuseaux horaires différents, vous devez mettre en place une plage horaire commune pour communiquer. Il est effectivement important de fixer un créneau en commun, où chacun sera disponible. Cela va permettre de faciliter les échanges et surtout de faire avancer le travail.
Une fois que vous avez fixé ce créneau, vous devez bien l’utiliser pour vos :
- Contacts téléphoniques,
- Messages instantanés,
- Rencontres individuelles ou en groupe, etc.
En conclusion, on peut dire que la méthode de travail à distance n’est pas toujours évidente pour tous les employés. Cependant, en tant que manager, cela implique également une nouvelle façon de diriger une équipe. Avec les recommandations précédentes, vous pouvez faciliter la gestion de vos employés en télétravail. En plus, en appliquant ces conseils, ces derniers seront aussi performants que les collaborateurs qui sont avec vous au bureau.
