Il est possible de rendre la gestion d’entreprise plus simple grâce aux nombreux outils à disposition. Que vous soyez indépendant ou à la tête d’une grande organisation, vous pouvez aménager votre quotidien et optimiser votre emploi du temps en limitant les tâches chronophages. Une liste des solutions pour faciliter la gestion de votre entreprise est récapitulée ci-dessous.
Les outils de gestion de projet
Avec ces outils, il est possible d’organiser et de planifier le travail en entreprise. Ils sont très pratiques et rendent plus efficace l’activité des collaborateurs. Elles permettent aussi de :
- organiser chaque projet ;
- les décomposer en tâches ;
- les répartir entre les membres de votre équipe ;
- fixer des échéances ;
- suivre l’avancement du projet.
Trello
Trello est une application de gestion de projet gratuite et très ergonomique, basée sur le concept d’un tableau. Une fois connecté, vous trouverez des tableaux avec des cartes correspondant à vos tâches ; ces cartes peuvent être organisées selon leur statut : à faire, en cours ou déjà terminées. De plus, vous pouvez ajouter des collaborateurs, des commentaires, des pièces jointes, etc.
Notion
Notion est un espace de travail tout-en-un très complet et flexible. Il offre de nombreuses possibilités grâce à ses bases de données aux multiples formes et ses pages composées de blocs. Cependant, un tel niveau de personnalisation peut s’avérer compliqué à mettre en œuvre. Heureusement, le logiciel met à disposition une bibliothèque de templates (modèles) pour vous aider à déployer votre organisation plus rapidement.
Les outils de productivité
Grâce aux outils de productivité, vous pouvez :
- faciliter le travail en équipe,
- archiver et partager des informations,
- automatiser des processus,
- garder un œil sur le temps consacré aux tâches.
Ils sont une excellente complémentarité à votre outil de gestion de projet pour améliorer la productivité de votre entreprise.
Bien que Google Workspace et Office 365 soient les suites de productivité d’entreprise les plus populaires, il est difficile de choisir entre elles. Nous vous recommandons donc de choisir l’une ou l’autre pour éviter les désorganisations documentaires. Si vous recherchez une solution Cloud simple et collaborative, Google Workspace est la meilleure option. Mais si vous êtes habitué à MS Word, Excel, Powerpoint et/ou Outlook, Office 365 est le choix à faire.
Enfin, vous pouvez vous équiper d’un outil de time tracking tel que Harvest ou Toggl pour gérer au mieux le temps consacré à vos projets. Ces outils sont très utiles pour suivre les retombées de vos projets clients ou pour prendre des décisions entre l’externalisation et l’internalisation de certaines tâches. Certaines solutions de gestion de projet intègrent déjà cette fonctionnalité.
Les outils de communication
Les outils de communication sont indispensables pour partager des informations, échanger avec les clients, prospects et partenaires, et motiver les collaborateurs. Les e-mails, le chat, les appels téléphoniques et la visioconférence sont les plus courants. Ces moyens se sont encore plus répandus avec l’augmentation du télétravail et du travail asynchrone.
Découvrez ci-dessous les outils les plus connus pour chaque fonctionnalité :
Les e-mails
Pour bien gérer un grand nombre d’e-mails et différentes boîtes de réception, il est recommandé d’utiliser des outils d’e-mailing inclus dans votre suite de productivité, dont Gmail et Outlook qui sont choisis dans 90% des cas. Des applications peuvent vous faire gagner un temps précieux.
Le chat
Les outils de chat sont devenus essentiels pour que les équipes puissent communiquer plus rapidement et de manière plus informelle que par des e-mails. Ces plateformes sont aussi utiles pour partager des documents ou créer des groupes de discussion. Si vous utilisez les solutions bureautiques de Google ou Microsoft, vous pouvez télécharger Google Chat ou Microsoft Teams pour bénéficier d’un environnement homogène.
La visioconférence
Les outils de visioconférence sont indispensables dans le monde des affaires pour pouvoir communiquer visuellement et en temps réel avec des collaborateurs ou des clients à distance. Les avantages sont nombreux : le visage de l’interlocuteur est visible, plus besoin de se déplacer, l’échange est plus chaleureux qu’un appel téléphonique et plus productif. Ces applications sont utilisées pour divers usages : réunions, présentations, recrutements et prospection. Parmi les plus populaires, on trouve Skype for Business, Zoom et WebEx.
Les messages
Les applications de messages instantanés sont très pratiques pour les entreprises qui souhaitent communiquer rapidement et facilement avec leurs collaborateurs, leurs clients ou leurs partenaires. WhatsApp et iMessage sont parmi les plus connues.
Grâce à ces outils, vous pouvez :
- créer des groupes de discussion,
- envoyer des photos, des vidéos et des documents,
- passer des appels vocaux ou vidéo.
Les outils pour la gestion des activités de l’entreprise
Les salariés sont un élément essentiel de toute entreprise, mais il est également important de bien gérer les autres parties constituantes de l’organisation, telles que :
- les stocks,
- les finances,
- la comptabilité,
- les innovations.
Voici quelques outils peuvent être utilisés pour assurer une gestion efficace de l’entreprise :
Les ERP
Un ERP (Progiciel de Gestion Intégré) peut s’avérer très utile pour gérer les processus opérationnels et commerciaux quotidiens dans une entreprise. Il offre un aperçu général des stocks, des commandes, de la production, de la chaîne logistique et de la comptabilité, le tout intégré dans une seule base de données. Cet avantage concurrentiel est accessible à toutes les entreprises, des TPE aux ETI.
Il faut savoir qu’il y a diverses sortes de systèmes ERP :
- des solutions généralistes,
- des logiciels spécialisés adaptés à des secteurs d’activité précis,
- des programmes open source que l’on peut personnaliser et adapter,
- des solutions en mode SaaS (Software as a Service) hébergées dans le cloud.
Les logiciels pour dématérialiser les notes de frais
Les entreprises doivent gérer le remboursement des dépenses de leurs collaborateurs : voyages d’affaires, frais kilométriques, repas, logements… Pour faciliter cette tâche, Spendesk, Jenji et Expensify sont des outils pratiques qui permettent de dématérialiser les notes de frais, de suivre les dépenses et de calculer les frais kilométriques. De plus, ils peuvent être utilisés sur mobile pour les équipes en déplacement.
Les solutions de business plan
Vous envisagez de démarrer un nouveau projet ? Utiliser un outil de business plan peut vous aider à déterminer sa faisabilité. Avec ce dernier, vous bénéficierez d’un modèle de business model, d’une prévision financière et d’une page de présentation de votre projet. Vous obtiendrez ainsi un document au format PDF ou diaporama, prêt à être présenté aux banques afin de solliciter un financement. N’oubliez pas que certains outils proposent des modèles prêts à l'emploi, ce qui vous permettra de gagner du temps.
Les outils pour gérer l’aspect juridique
Gagner du temps est essentiel, particulièrement lorsqu’il s’agit de localiser un document que vous aviez déposé sur votre bureau la veille. Vos investisseurs et vos partenaires n’apprécient pas de devoir patienter, en particulier en ce qui concerne des documents juridiques.
Equify
Equify est l’outil parfait pour interagir avec vos actionnaires de façon structurée et aisée. Il vous permet de renforcer la communication avec vos investisseurs en leur offrant une transparence quant à la sécurité et à la gestion de votre actionnariat. En outre, vous pouvez facilement mener à bien des opérations capitalistiques.
Symfact
Symfact est une solution pratique pour gérer simplement vos contrats. Son interface intuitif vous offre un accès rapide et sécurisé à vos fichiers. C’est la solution parfaite pour partager et discuter de contrats avec vos partenaires.
ALF
Alf est une plateforme qui propose aux professionnels du droit des outils leur permettant d’automatiser leurs processus métiers, et ainsi de gagner du temps. Grâce à l’utilisation des technologies les plus récentes, vous pourrez créer des scénarios (ou workflows) intelligents pour vous aider dans la rédaction des documents, la validation des documents, et le traitement des informations nécessaires. En optant pour Alf, vous réduirez considérablement le temps passé à envoyer des emails et à appeler pour récupérer des informations.
En conclusion, la gestion d’une entreprise nécessite l’utilisation d’un grand nombre d’outils et de technologies. Pour être efficace et efficient, il est important que les dirigeants et gestionnaires maîtrisent ces outils afin de mieux gérer leurs activités et leurs processus.
